Ta strona używa plików cookies.
Polityka Prywatności
Jak wyłączyć cookies?
Cyberbezpieczeństwo
AKCEPTUJĘ

Zasady przechowywania i przetwarzania danych osobowych

Zasady przechowywania i przetwarzania danych osobowych do celów rekrutacyjnych

Sposób przechowywania, gromadzenia, archiwizowania i przetwarzania danych osobowych w celach rekrutacyjnych reguluje Procedura informowania Kandydatów do pracy, Pracowników oraz Współpracowników opisana poniżej: 

PROCEDURA INFORMOWANIA
KANDYDATóW DO PRACY, PRACOWNIKóW ORAZ WSPóŁPRACOWNIKóW

(ART. 13 RODO)

  1. ZASADY OGÓLNE
    • 1.1Celem procedury jest określenie zasad przekazywania kandydatom do pracy, pracownikom oraz współpracownikom Instytutu Kardiologii informacji dotyczących przetwarzani ich danych osobowych przez Instytut, w przypadku zbierania od nich ich danych osobowych.
  1. DEFINICJE
    • 2.1Administrator danych – Narodowy Instytut Kardiologii Stefana Kardynała Wyszyńskiego Państwowy Instytut Badawczy;
    • 2.2Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy;
    • 2.3Osoba, której dane dotyczą – osoba fizyczna, będąca kandydatem do pracy, pracownikiem lub współpracownikiem, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora Danych;
    • 2.4Pracownik – osoba, której dane dotyczą, i której dane są przetwarzane przez Administratora Danych w związku ze stosunkiem pracy;
    • 2.5Kandydat - osoba, której dane dotyczą, i której dane są przetwarzane przez Administratora Danych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
    • 2.6Współpracownik – osoba, której dane dotyczą, i której dane są przetwarzane w celu zawarcia oraz wykonania umowy cywilnoprawnej;
    • 2.7RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
      i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych,
      Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1);
    • 2.8Kodeks pracy – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24, poz. 141 z późn. zm.);
    • 2.9Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych – informacje określone w załączniku nr 1 (kandydat/pracownik), 2 (kontrahent) do niniejszej procedury.
  1. PRZEKAZYWANIE INFORMACJI
    • 3.1Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Osoby, której dane dotyczą, w zakresie dotyczącym Kandydata/Pracownika (Załącznik nr 1) oraz Współpracownika (Załącznik nr 2), dostępne są w wersji elektronicznej na stronie internetowej Administratora Danych pod adresem https://rekrutacja.ikard.pl oraz w wersji papierowej w lokalu Administratora Danych w Dziale Służb Pracowniczych.

      Przekazywanie informacji w procesie rekrutacji

    • 3.2Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Kandydata/Pracownika (Załącznik nr 1), wraz ze wzorem zgody na przetwarzanie danych osobowych, przekazywane są co najmniej w formie załącznika do ogłoszenia o pracę lub linku do strony ze wskazanymi informacjami w samej ofercie pracy lub w przypadku w którym oferty pracy składa się wyłącznie poprzez formularz elektroniczny - na stronie formularza elektronicznego w miejscu umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią przed wysłanie zgłoszenia / aplikacji przez kandydata
    • 3.3W przypadku umożliwienia składania zgłoszeń o pracę poza systemem elektronicznym, w ogłoszeniu o pracę wskazuje się, że Kandydat powinien przesłać zgłoszenie o pracę (CV, list motywacyjny) wraz ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych, na adres korespondencyjny Administratora Danych lub w formie elektronicznej (skanu) na adres e-mail wskazany w ogłoszeniu o pracę, do dnia wskazanego w treści ogłoszenia. Zgoda ta może być oddzielnym dokumentem lub może mieć postać klauzuli w jednym z dokumentów CV lub Listu Motywacyjnego. W przypadku aplikowania przez system elektroniczny, system umożliwia oznaczenie odpowiedniej zgody przed przesłaniem aplikacji. Nie jest możliwe złożenie aplikacji bez wyrażenia wymaganej zgody na przetwarzanie danych.
    • 3.4Pracownik Działu Służb Pracowniczych weryfikuje otrzymane zgłoszenie pod względem kompletności. Jeżeli zgłoszenie nie zawiera zgody, o której mowa w punkcie 3.3, a zakres zawartych w nim danych wykracza poza dane wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, zgłoszenie nie jest dalej rozpatrywane w procesie rekrutacji, z zastrzeżeniem punktu 3.5.
    • 3.5Jeżeli zgłoszenie nie zawiera zgody, o której mowa w punkcie 3.3, a zakres zawartych w nim danych wykracza poza dane wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, a nie upłynął jeszcze termin nadsyłania zgłoszeń wskazany
      w treści ogłoszenia, pracownik Działu Służb Pracowniczych może skontaktować się z Kandydatem w formie elektronicznej lub telefonicznej i przekazać mu informację, że ze względu na brak zgody na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza dane wynikające z Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, zgłoszenie nie będzie dalej rozpatrywane w procesie rekrutacji, a Kandydat powinien uzupełnić zgłoszenie o zgodę na przetwarzanie danych osobowych lub przesłać zgłoszenie niezawierające danych osobowych wykraczających poza dane wynikające z Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych. Jeżeli tego nie zrobi do dnia wskazanego w treści ogłoszenia o pracę, zgłoszenie zostanie usunięte.
    • 3.6Jeżeli zgłoszenie nie zawiera zgody, o której mowa w punkcie 3.3, a zakres zawartych w nim danych wykracza poza dane wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, a zgoda nie została uzupełniona do dnia wskazanego w treści ogłoszenia o pracę, upoważniony pracownik Administratora Danych usuwa zgłoszenie.
    • 3.7Usunięcie zgłoszenia następuje przez użycie niszczarki do dokumentów lub wykasowanie zgłoszenia z pamięci systemu teleinformatycznego.
    • 3.8W przypadku gdy zgłoszenie dotarło w postaci papierowej lub na adres e-mail, pracownik Działu Służb Pracowniczych lub osoba wyznaczona do przeprowadzenia rekrutacji skanuje i umieszcza przesłane dokumenty w systemie elektronicznym Administratora Danych, a następnie usuwa dane z poczty lub niszczy papierową wersję zgłoszenia. Po wprowadzeniu danych, jeżeli został podany adres e-mail kandydata, otrzymuje on z systemu elektronicznego wiadomość potwierdzającą rejestrację danych w systemie oraz informację o jego prawach i zasadach przetwarzania danych.
    • 3.9W przypadku aplikowania przez kandydatów poprzez system elektroniczny, z chwilą skutecznej rejestracji zgłoszenia w systemie, otrzymują oni z systemu elektronicznego wiadomość potwierdzającą rejestrację danych w systemie oraz informację o jego prawach i zasadach przetwarzania danych.
    • 3.10Kandydaci na każdym etapie mogą wycofać swoją kandydaturę i samodzielnie usunąć wszelkie przekazane dane poprzez link zawarty w wiadomości przesłanej przez system w momencie złożenia aplikacji lub wprowadzenia aplikacji do systemu przez pracownika Administratora.
    • 3.11Kandydaci otrzymują potwierdzenie przekazywane na podany przez nich adres e-mail o usunięciu danych i zaprzestaniu ich przetwarzania w przypadku odrzucenia kandydatury lub w przypadku, w którym sami dokonają usunięcia danych i wycofania kandydatury.

      Postępowania ze zgłoszeniami, które nie napłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę

    • 3.12Jeżeli zgłoszenie o pracę nie wpłynęło w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę, pracownik Działu Służb Pracowniczych ocenia, czy będzie wykorzystane na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
    • 3.13Jeśli w wyniku oceny, o której mowa w punkcie 3.12 , pracownik Działu Służb Pracowniczych uzna zasadność wykorzystania zgłoszenia na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, wprowadza przekazane przez kandydata dane do systemu elektronicznego, który wysyła powiadomienie do Kandydata w formie elektronicznej zawierające informację o tym fakcie, a także przekazuje informację dotyczące przetwarzania danych osobowych Kandydata, jego prawach oraz możliwości samodzielnego ich usunięcia.
    • 3.14Jeżeli zgłoszenie nie zawiera zgody, o której mowa w punkcie 3.3, a zakres zawartych w nim danych wykracza poza dane wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, podczas kontaktu wskazuje się, że zgłoszenie nie będzie dalej rozpatrywane w procesie rekrutacji, a Kandydat powinien uzupełnić zgłoszenie o zgodę na przetwarzanie danych osobowych lub przesłać zgłoszenie niezawierające danych osobowych wykraczających poza dane wynikające z Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych. Jeżeli tego nie zrobi, zgłoszenie zostanie usunięte w przeciągu 7 dni od dnia kontaktu.
    • 3.15Jeśli w wyniku oceny, o której mowa w punkcie 3.7 , pracownik Działu Służb Pracowniczych nie uzna zasadności wykorzystania zgłoszenia na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, pracownik Działu Służb Pracowniczych usuwa zgłoszenie.
    • 3.16Informacja o możliwości zapoznania się z Informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych Kandydata/Pracownika (Załącznik nr 1) w miejscu wskazanym w puncie 3.1. przekazywana jest także na dalszych etapach rekrutacji (np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej), w tym w dokumentach przekazywanych Kandydatom, jeśli dalsze etapy rekrutacji mają miejsce.

      Przekazywanie informacji przy zatrudnieniu

    • 3.17Jeżeli w skutek procesu rekrutacji Administrator Danych zdecyduje się zatrudnić Kandydata, Informacja o możliwości zapoznania się z Informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych Pracownika (Załącznik nr 1) przekazywana jest jako Załącznik do Umowy o pracę
    • 3.18Jeżeli w skutek procesu rekrutacji Administrator Danych zdecyduje się zatrudnić Kandydata, a zakres przetwarzanych przez niego w związku ze świadczeniem pracy danych osobowych wykraczać będzie poza dane wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, najpóźniej przy podpisywaniu umowy o pracę pracownik Działu Służb Pracowniczych odbiera od niego podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie.
    • 3.19W przypadku odmowy wyrażenia zgody, pracownik Działu Służb Pracowniczych niezwłocznie usuwa dane osobowe wykraczające poza zakres wynikający z przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych.
    • 3.20Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Pracownika (Załącznik nr 1) przekazywane są także podczas szkolenia z polityki bezpieczeństwa danych osobowych.

      Przekazywanie informacji współpracownikom

    • 3.21W przypadku, gdy Współpracownik bierze udział w procesie rekrutacji na tzw. „kontrakt”, pracownik Jednostki organizacyjnej odpowiedzialne za zawarcie umowy, w ogłoszeniu o chęci podjęcia współpracy umieszcza informację stanowiącą Załącznik nr 2 lub odnośnik umożliwiający zapoznanie się z tą informacji np. w miejscu wskazanym w punkcie 3.1.
    • 3.22Dodatkowo w dniu podjęcia współpracy na tzw. „kontrakcie” Współpracownik otrzymuje informację gdzie może zapoznać się z treścią Załącznika nr 2 i na swoją prośbę może otrzymać kopię treści Załącznika nr 2.
    • 3.23W przypadku otrzymania danych osobowych nowego Współpracownika w formie wiadomości listownej lub elektronicznej, do pierwszej odpowiedzi pracownik Jednostki organizacyjnej odpowiedzialne za zawarcie umowy załącza informację, że informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 2) dostępne są na stronie internetowej Administratora Danych pod adresem https://rekrutacja.ikard.pl. Jeżeli odpowiedź ma formę wiadomości elektronicznej, odesłanie do strony powinno mieć formę hiperłącza. Przekazanie informacji może nastąpić w formie elektronicznej (wiadomość e-mail), w tym hiperłącza w stopce maila.
    • 3.24Analogiczne postępowanie dotyczy innych Współpracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej.

      Wyjaśnienia

    • 3.25Jeżeli Osoba, której dane dotyczą, oświadczy, że nie rozumie przekazywanych jej informacji, pracownik Działu Służb Pracowniczych jasnym i prostym językiem tłumaczy jej wzbudzające wątpliwość kwestie. Jeżeli pracownik Działu Służb Pracowniczych nie potrafi wytłumaczyć wzbudzających wątpliwości kwestii, informuje, że dokładnych informacji udzieli Inspektor ochrony danych oraz wskazuje dane kontaktowe do niego.

      Zmiany i dokumentacja

    • 3.26W przypadku zmiany informacji wchodzących w skład informacji dotyczącej przetwarzania danych (Załącznik nr 1 i 2), do Osób, których dane dotyczą, pracownik Działu Służb Pracowniczych lub Inspektor ochrony danych wysyła wiadomość elektroniczną lub listowną, która:
      - tłumaczy jakie zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych zaszły;
      - wskazuje, gdzie jest dostępna nowa wersja informacji dotyczącej przetwarzania danych (Załącznik nr 1 i 2) lub zamieszcza ją w formie załącznika.
      Przekazanie informacji może nastąpić także telefonicznie.
    • 3.27Informacje udostępnione w celu realizacji obowiązku informacyjnego zawierają datę ostatniej aktualizacji (np. wersja z dnia 1 stycznia 2019 r.).
    • 3.28Przekazanie wskazanych wyżej informacji może być realizowane również w inny zaakceptowany przez Administratora Danych sposób, po zasięgnięciu opinii Inspektora Ochrony Danych, z zastrzeżeniem że zakres dokonanych zmian musi być wyraźnie wskazany.
    • 3.29Dla wykazania rozliczalności w zakresie spełnienia obowiązku informacyjnego, pracownik Działu Służb Pracowniczych lub Inspektor ochrony danych przeprowadzana archiwizację dokumentów (w tym wzorów i zdjęć), które dowodzą że obowiązek informacyjny został zrealizowany.

 

  1. KLAUZULA ZGODY
    • 4.1W przypadku rekrutacji

      Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w zakresie danych osobowych dobrowolnie przeze mnie podanych, wykraczających poza katalog danych jakich może ode mnie żądać przyszły pracodawca na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, przez administratora danych, którym jest Instytu Kardiologii im. Prymasa Tysiąclecia Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie:
      O - na potrzeby przeprowadzenia procesu rekrutacji;
      O - na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

      Powyższa klauzula może mieć formę oświadczenia składanego w formie elektronicznej, dokumentu podpisanego przez kandydata i przesłanego wraz z CV lub klauzuli umieszczonej w CV (przy czym w tym przypadku kandydat powinien otrzymać informację, że wyrażenie zgody na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych jest dobrowolne i nie jest warunkiem udziału w obecnej rekrutacji).

    • 4.2W przypadku zatrudnienia

      Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w zakresie danych osobowych dobrowolnie przeze mnie podanych, wykraczających poza katalog danych jakich może ode mnie żądać pracodawca na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz innych właściwych ustaw i aktów wykonawczych, przez administratora danych, którym jest Instytut Kardiologii im. Prymasa Tysiąclecia Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, na potrzeby zawarcia i realizacji umowy o pracę.

Załącznik nr 1 Załącznik nr 2